Cómo preparar una junta

Establecer el objetivo de la reunión, lugar de celebración, fecha y hora, asistentes y orden del día
El orden del día debe recoger:
- Encabezado con: lugar, fecha y hora de la reunión
- Lectura y aprobación del acta anterior
- Puntos objeto de la reunión
- Ruegos y preguntas
- Fecha de la próxima reunión
La convocatoria incluirá el orden del día, la documentación necesaria para la reunión y, si se puede, una duración aproximada de la reunión. Debe enviarse con antelación suficiente para repasar y leer la documentación remitida y en plazo si hay estatutos que lo recogen.
Reservar la sala, preparar material audiovisual si fuera necesario, elaborar portanombres si los todos asistentes no se conocen, disponer papel y bolígrafos, encargar bebidas (café, agua…) si se considera oportuno
El día de la reunión repasar la sala, materiales, asientos disponibles, identificaciones en el lugar asignado…
Notificar en recepción si han sido convocadas personas del exterior
Las personas asistentes deben:
- No usar el teléfono
- Ser puntuales
- Dirigirse a todo el mundo, no herir susceptibilidades y no interrumpir
- Cuidar el lenguaje corporal
El acta de la reunión debe:
- Seguir el orden del día
- Recoger nombre de asistentes y ausentes
- Recoger de forma sucinta los temas tratados, especialmente los acuerdos o las discrepancias manifestadas
- Presentar el borrador al presidente para visto bueno
- Dejar espacio suficiente para las firmas
Enviar el acta a las personas convocadas
Dar curso a los acuerdos adoptados y tareas encomendadas

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